Empleo
Un nuevo software de gestión del almacén, un In a Box de doble profundidad y un sistema de comunicación por radiofrecuencia. Tres apuestas que han modificado significativamente la operativa de la plataforma logística de Jip Motor, una compañía española especializada en accesorios para el motorista.
La empresa Jip Motor, tras casi 40 años de experiencia, ha cambiado su estrategia de negocio. Representa a marcas japonesas e italianas de accesorios para motociclistas y además comercializa tres enseñas propias (prendas para combatir el frío, para el conductor urbano y para el apasionado de la carretera).
Son 3.000 referencias –un producto puede venderse en cinco tallas y cinco colores– que pone a disposición de sus clientes finales a través de diferentes canales de distribución a lo largo de todo el territorio nacional, Europa y Norteamérica. Los clientes son desde tiendas especializadas a grandes superficies como El Corte Inglés, pasando por los establecimientos fidelizados Planet.
En palabras de Ferran Solé, director financiero de Jip Motor: "Estas tiendas se benefician de un servicio y unas condiciones personalizadas sobre una colección escogida según las necesidades de cada una". El contar con un proveedor único o casi único también aporta ventajas de cara a la reducción de los recursos administrativos y operativos: "Sólo emiten un pedido para suministrarse de una amplia gama de productos, reciben una factura y recepcionan una entrega", apunta Ferran Solé.
No obstante, esta estrategia de fidelización también exigía un servicio al cliente ágil y de calidad, y las instalaciones y procesos logísticos que utilizaban no eran los adecuados. En noviembre de 2002, Jip Motor se trasladó a una nave nueva en el mismo polígono industrial en el que ya se encontraba de Sant Joan Despí (Barcelona). Estas dependencias cuentan con un almacén de 1.400 m2 y sustituyen a las dos anteriores, una destinada al almacenaje y otra a oficinas.
Principalmente, una de las premisas por las que se debían guiar ante la nueva estrategia era acelerar la preparación de los pedidos y reducir al máximo las incidencias. Por un lado, se había quedado escaso el espacio para el almacenaje del stock y para la realización del picking. Por otro, "en aquel momento trabajábamos con un sistema informático que nos decía cuántas unidades estaban disponibles de cada referencia pero no nos aportaba datos sobre las ubicaciones", recuerda Solé.
Es evidente que una de las condiciones para ofrecer un servicio de calidad es un software adecuado para gestionar el almacén.
Cambios en la estructura
Con el fin de solventar estos problemas y fidelizar realmente a los clientes se decidió llevar a cabo varios cambios en los procesos y en la estructura de almacenaje aprovechando la reorganización de la nueva nave.
Las soluciones que asumió Jip Motor se centraron en la instalación de un nuevo software de gestión del almacén y de un sistema de comunicación por radiofrecuencia y en la construcción de un In a Box (almacén automático de cajas) en el interior del recinto. A mediados de 2005 ya entraron en funcionamiento estos sistemas. Se implantó el nuevo software de gestión, se dotó a cada operario de una pistola de radiofrecuencia y se puso en marcha el almacén automático.
Por otra parte, con el traslado, también se reutilizaron las estructuras de almacenaje de la nave antigua: una entreplanta de tres pisos y seis estanterías de paletización convencional, que se ajustaron a las nuevas condiciones.
¿Por qué un Mini-load?
Una gran cantidad de producto que comercializa Jip Motor es de tamaño pequeño. "Anteriormente, cada vez nos era más complicado localizar de una manera ordenada las unidades para servir más ágilmente a los clientes", dice Solé. Los productos sólo estaban agrupados por familias y no se había desarrollado una informatización de los huecos que ocupaba cada referencia.
Además, al experimentar un crecimiento en el volumen de trabajo hubo que incrementar la rapidez de la operativa. "Porque también nos encontramos con la necesidad de desarrollar otras funciones, como el reetiquetado de todos los artículos destinados a ciertos clientes", añade.
Había que reducir los tiempos para cumplir con las entregas. En un principio, en la búsqueda de soluciones para el almacenaje y su gestión, surgió la posibilidad de instalar un carrusel. "Sin embargo –constata el director financiero de Jip Motor–, y a pesar de la eficiencia para almacenes de otras características, el tamaño de nuestros productos no era el adecuado para este tipo de sistemas y, principalmente, nos hipotecaba el crecimiento futuro de la instalación".
El Mini-load aporta una mayor capacidad de almacenaje, incorpora un sistema propio de gestión capaz de integrarse con el software central, mejora la organización y posibilita definir unos criterios de selección de las referencias, además de optimizar por sí solo el espacio y el orden. Igualmente, entre otras muchas ventajas, incrementa la productividad y reduce las incidencias a la hora de preparar los pedidos.
El almacén automático de Jip Motor está capacitado para albergar 2.696 cajas. De éstas, 2.516 se encuentran repartidas en los primeros 15 niveles y miden 365 mm de ancho, 565 mm de largo y 320 mm de alto. Por su parte, el último nivel de carga, el decimosexto, se ha preparado para almacenar 180 cajas distintas porque la altura es superior, 180 mm.
Otro dato es que cualquiera de ellas, sin tener en cuenta sus medidas, soporta una mercancía cuyo peso máximo debe ser de 30 kg. Esto quiere decir que en Jip Motor utilizan esta instalación automática para gestionar aquellas referencias susceptibles de introducirse en estas cajas bajo las premisas recién explicadas.
Además, una sola caja puede ser compartida por dos referencias siempre que sean completamente distintas pero de la misma rotación. Por ejemplo, candados y guantes de alta rotación (referencias A). El In a Box está formado por dos estanterías de 22,5 m de longitud servidas por un transelevador que se desliza por el único pasillo de la instalación.
Además, en uno de los extremos se encuentra la cabecera del transelevador, de 2,5 m de largo, y, en el extremo contrario, una zona habilitada para el mantenimiento de otros 2,5 m. Por otra parte, la altura de esta planta destinada al almacenaje (en la planta baja se encuentran las oficinas) es de 8,2 m, con lo que ambas estanterías alcanzan casi 7,9 m.
Sin embargo, lo más significativo es su doble profundidad. Es decir, cada hueco tiene la capacidad de almacenar dos cajas, una tras otra. "Aunque, esta capacidad superior que nos aporta tal doble profundidad de las estanterías nos hace perder agilidad, principalmente, por el mayor número de ciclos por hora que se llevan a cabo al haber reubicaciones internas para acceder al segundo fondo y por la necesidad que tenemos de cambiar la definición de las referencias A, B y C con el inicio de una nueva temporada", analiza Ferran Solé.
De todos modos, a la hora de diseñar el Mini-load, su capacidad y características estuvieron supeditadas por la instalación ya existente. También hubo que tener presente que bajo este almacén se encuentra la planta de las oficinas lo que exigía, por tanto, poner un límite en el peso máximo de la estructura del In a Box. El automático se adosó a una de las paredes y se construyó lo más corto posible. El objetivo: liberar el máximo espacio para las estanterías de paletización convencional y para la entreplanta.
La entrada y la salida de mercancía del Mini-load se producen por uno de los laterales. Y es que se han despejado los primeros niveles de carga de dos módulos de una de las estanterías para colocar sendas mesas de rodillos. En una de ellas el transelevador deposita la caja (salida) solicitada por el sistema. En la otra realiza la operación contraria. Es decir, recoge la caja tras la recepción de una nueva referencia o la extracción de ciertas unidades para completar el picking.
Igualmente, junto al puesto de trabajo en el que el operario cumple las órdenes del software de gestión del In a Box, que a su vez se rige por los mandatos del sistema de gestión central, se ha puesto en marcha un PTL (Put to Light) con 15 ubicaciones para preparar a la vez el mismo número de pedidos.
Almacenaje manual
Por su parte, la entreplanta consta de tres pisos gemelos a los que los operarios acceden a través de escaleras. La carga, en cambio, se sube mediante un montacargas. Las plantas tienen cinco pasillos que se utilizan para atender las diez estanterías de picking con dos niveles de carga en cada una.
Algunos niveles disponen de tubo colgador para ubicar las cazadoras, las chaquetas y los monos (en ciertos huecos se ha suprimido el primer nivel y se cuelgan desde el segundo debido a su longitud) y los restantes cuentan con baldas, que son tableros de contrachapado colocados entre los largueros.
En la planta baja de esta entreplanta se han distribuido cascos, chaquetas y botas denominadas como referencias A (alta rotación). En la primera se han colocado los mismos tipos de producto pero de rotaciones B (media) y C (baja), y la segunda planta se ha destinado a los complementos térmicos para hacer picking a la unidad. En cuanto a la zona de paletización convencional consta de seis estanterías de 28 m de longitud y de unos 8 m de altura operadas desde tres pasillos.
Los dos primeros niveles de carga se emplean para hacer picking de las referencias Súper A y los cuatro restantes contienen producto paletizado (tres paletas por hueco) que reabastece a todas las zonas del almacén: a estas mismas estanterías, a la entreplanta y al In a Box.
Mil líneas de pedido
En Jip Motor, de media, se realizan mil líneas de pedido al día. Cada línea puede ser de una sola unidad, pero también de muchas paletas completas, como sucede en las peticiones para la exportación. El funcionamiento básico de la preparación de pedidos es el siguiente:
• El software de gestión central los recibe y los transmite al software de gestión del almacén.
• El software de gestión del almacén agrupa todas las referencias solicitadas en el conjunto de los pedidos diarios y las ordena según la zona de la instalación en la que se encuentren.
• Emite las órdenes de preparación oportunas al In a Box, a la zona de estanterías de paletización y a la entreplanta.
• Los operarios del área de paletización y de la entreplanta reciben dichas órdenes en las pantallas de sus pistolas de radiofrecuencia.
• El software de gestión del almacén transmite las órdenes de extracción de referencias al Mini-load, que comienza a sacar cajas para que el operario del puesto de trabajo coja las unidades oportunas.
• Al final, al concluir un pedido, se deposita en la zona de consolidación. Por un lado, trabaja el operario del Mini-Load, que puede preparar hasta 15 pedidos a la vez. Primero asigna cada uno a un contenedor informando al sistema de su matrícula. Después, en la pantalla de su PC, aparece el número de unidades a extraer de la caja recién sacada por el In a Box y que debe depositar en el contenedor oportuno.
Según va cumpliendo las órdenes confirma la operación. Por otro lado, los operarios que trabajan en el área de paletización y en la entreplanta recorren con un carrito las instalaciones depositando las unidades en montones. Cada montón corresponde a un pedido, que se identifica a partir de unas fichas con un código de barras. Pero, antes de iniciar el picking, asignan tal código al número del encargo.
Cuando el sistema de gestión del almacén reconoce que en el área de consolidación ya están todas las unidades que forman un pedido manda la orden (a través de radiofrecuencia) al operario, que gestiona esta zona para que prepare e identifique los bultos. El sistema además lanza las órdenes de impresión de las etiquetas de envío y de los albaranes de entrega.
En el caso de tratarse de pedidos para El Corte Inglés también imprime una etiqueta por cada referencia que refleja el código de esta tienda y el precio de venta al público. Antes de cerrar cada bulto preparado, el operario también ha validado unitariamente todos los artículos efectuando lecturas con su pistola de radiofrecuencia.
Hay ocasiones en las que a la hora de realizar el picking los operarios se encuentran con que no hay stock suficiente. Simplemente, lo notifican al sistema y éste va ordenando las reposiciones, mediante radiofrecuencia, al empleado que trabaja en el área de entradas.
Una reflexión
El director financiero de la compañía subraya que las expectativas no son cumplir con la situación que se realizaba sino llegar más lejos. El futuro de expansión debe quedar resuelto con una apuesta de estas características. Lo significativo es que al final hemos logrado ser muy rápidos y fiables.
No obstante, el volumen de pedidos actual de la empresa se está incrementando día a día y más aún con el crecimiento de las marcas propias. "Tal vez, en un futuro cercano, tengamos que convertir en dos el tercer nivel de carga de las estanterías de paletización de modo que podamos contar con el doble de ubicaciones para las referencias Súper A", reflexiona Ferran Solé. “Si bien”, apunta para concluir, "tendríamos que externalizar una parte del almacenaje del stock".
IN A BOX: UN ESTÁNDAR DE LA AUTOMATIZACION
Un Mini-load es un almacén automático de cajas o bandejas de tamaño pequeño y mediano, manipuladas automáticamente por un transelevador. Este robot se ocupa de extraerlas del hueco de la estantería para acercarlas al puesto de trabajo (zona de picking y manipulación) según las órdenes del software informático que gestiona la instalación.
El operario podrá entonces colocar en esas cajas el producto recién llegado o extraer las unidades necesarias para preparar un pedido. Una vez concluye su tarea, el transelevador se encarga de devolverlas a su ubicación. Por tanto, se aplica el concepto de "caja a hombre", incrementando el espacio, la rapidez, la fiabilidad, el control y la organización del almacén.
Este tipo de fórmulas de almacenaje ofrece la posibilidad de adaptarse totalmente a las necesidades del cliente porque puede diseñarse a medida. Sin embargo, hoy día, la estandarización también ha llegado hasta aquí. Y es que en el mercado existen soluciones integrales como el In a Box, el sistema más simple y estándar de almacenaje automático para cajas que integra en un solo producto las estanterías, la maquinaria, la cabecera y el software de gestión del almacén.
En este caso, generalmente, se instalan uno o dos pasillos que trabajan de manera independiente. El In a Box está concebido bajo el concepto Plug and Play (conectar y empezar) ya que es un conjunto estandarizado que tiene unas características y unas medidas concretas a las que se adapta el cliente.
EN BUSCA DEL EQUILIBRIO ESTACIONAL
Jip Motor comercializa en España varias marcas internacionales de accesorios para motoristas que conducen motos de pequeña y de gran cilindrada. También tiene tres enseñas propias que se venden con éxito en países europeos, Estados Unidos, Canadá y Japón (exporta entre el 15 y el 20% de las ventas), además de en la Península.
Un dato: en 2000 se vendieron en España 68.000 unidades y en 2004 la cifra alcanzó las 200.000 gracias a la liberalización de las motos de 125 cc, que actualmente ya pueden manejarse con el permiso de conducir coches. Por otra parte, lo destacable de este sector de los accesorios es que es muy estacional.
Al año se suceden dos campañas. La de invierno comienza a mediados de julio para que las prendas estén en los escaparates a partir de septiembre y la de verano se pone en marcha poco antes de Semana Santa. La estacionalidad provoca dos cambios anuales del catálogo, lo que implica modificar el ABC de las referencias aunque no todos los productos tienen una estacionalidad tan marcada.
Esto no facilita la gestión de un almacén, sobre todo cuando una parte muy representativa está automatizada a partir de un Mini-load. Además, el trabajo diario y la necesidad de cumplir con los pedidos de los clientes no permiten emplear el tiempo necesario para cambiar de ubicación las unidades. Porque, lógicamente, las referencias A de verano almacenadas en el In a Box, no son las mismas que los productos A de invierno.
La solución actual que aplica el sistema es la reordenación de cada caja aprovechando los movimientos de entrada y de picking que se van sucediendo y esta necesidad impide optimizar plenamente los espacios del Mini-load. Más beneficio en invierno En definitiva, "la máquina hace un determinado número máximo de movimientos a la hora y cuantas más órdenes de reubicación haya, menor es el rendimiento efectivo para el picking", afirma con seguridad el director financiero de Jip Motor, Ferran Solé.
Por otra parte, "las referencias que se comercializan en invierno son de más elevado coste que las de verano", puntualiza Ferran Solé. Es decir, una buena prenda de abrigo es más cara porque incorpora materiales aislantes; en cambio, almacenada ocupa prácticamente lo mismo que otras más ligeras y económicas. Este hecho provoca que la facturación del segundo semestre de la compañía sea superior a la del primero.
"No obstante", añade Ferran Solé, "la intención es cambiar esta estacionalidad comercializando nuestras marcas en mercados como el italiano y el francés, y para ello los productos no sólo tienen que destacar por las características técnicas sino también por la moda y el diseño".
ORGANIZAR LOS RECURSOS
En Jip Motor recepcionan una media de 12 camiones mensuales. Se trata de envíos de contenedores desde los proveedores de las marcas propias que se encuentran en países asiáticos o de suministros desde Japón e Italia de las enseñas que representan en España. Según explica el director financiero de la compañía, Ferran Solé, "trabajamos con carta de crédito con lo cual conocemos la fecha de embarque y, por tanto, la de llegada. Por ejemplo, si la mercancía procede de Asia la recibiremos en nuestras instalaciones a los 45 días".
De este modo, se pueden organizar con total eficacia la asignación de los recursos. La mercancía llega a granel, con lo cual, tras comprobar que coincide unitariamente lo que se pidió con lo recibido, se paletiza por referencias. Después, el software de gestión propone una ubicación dentro del almacén, aunque el sistema también ofrece la posibilidad de que el operario escoja otra ubicación más conveniente.
En cuanto a los envíos, los de exportación se realizan por transporte terrestre a Europa, por avión a Japón y por barco a Estados Unidos. "Normalmente, los clientes europeos organizan el envío y nos notifican la fecha en la que el camión va a pasar a recoger la mercancía", detalla Ferran Solé. Para la distribución nacional se subcontrata el transporte a agencias que entregan en 24 horas.