El diagnóstico logístico como herramienta para mejorar procesos

¿Tu logística es suficientemente efectiva y productiva? Antes de responder, es necesario que lleves a cabo un diagnóstico logístico, es decir, un análisis del desempeño de los procesos que conforman tu cadena de suministro con el objetivo de definir acciones que puedan mejorar los resultados de tu compañía.

La logística cumple la función de entregar los pedidos a los clientes en el momento oportuno y en las condiciones acordadas. Para lograrlo, es indispensable que las operativas estén bien organizadas y, al mismo tiempo, es preciso decidir qué mercadería se necesita y en qué cantidad para así poder prestar el servicio deseado.

Efectuar un diagnóstico logístico es el punto de partida para muchas compañías que se proponen elevar la productividad de sus instalaciones. En este artículo comprobaremos que introducir mejoras después de realizar un diagnóstico logístico reduce costos, ayuda a prestar un servicio más eficiente y, por ende, mejora la imagen corporativa de la organización.

¿Por qué elaborar un diagnóstico logístico?

El diagnóstico logístico es un análisis de los diferentes procesos que tienen lugar dentro y fuera del depósito, en el que se evalúa el rendimiento, el estado y las particularidades de operativas como el almacenamiento, el aprovisionamiento o la preparación de pedidos. 

Muchas compañías que aspiran a conseguir una mayor competitividad se encuentran con dificultades e ineficiencias: tienen problemas de sobrestock, un lento retorno de la inversión, baja productividad, tiempos de respuesta largos o costos logísticos excesivos. Estos problemas son resultado de carencias en cuanto a los sistemas de gestión utilizados y a la falta de previsión y planificación a la hora de abordar las necesidades del mercado. La buena noticia: dichas complicaciones se pueden detectar y resolver mediante un diagnóstico logístico.

Este estudio lo puede realizar un consultor logístico como, por ejemplo, una compañía suministradora de soluciones de almacenamiento y sistemas de gestión de depósitos (como es el caso de Mecalux), así como operadores logísticos 4PL y 5PL, que también ofrecen servicios de consultoría.

¿Cómo hacer un diagnóstico logístico?

Cuando un consultor se encarga del diagnóstico, es importante que trabaje conjuntamente con el jefe de depósito, pues es él quien conoce mejor que nadie los entresijos del depósito y, por tanto, se halla en una mejor posición para proponer mejoras. Además, es recomendable contar con software especializado con el que interpretar los datos del depósito, monitorizar los flujos de trabajo en tiempo real para, finalmente, tomar decisiones acertadas. El análisis de datos es esencial en un diagnóstico para llegar a las conclusiones correctas.

Imaginemos, a modo de ejemplo, una empresa que se ve afectada por un alto volumen de reclamaciones porque los pedidos se entregan tarde. Lo más simple sería achacar esta problemática a una preparación de pedidos lenta. Sin embargo, tras un proceso de diagnóstico logístico, se llega a la conclusión de que la ineficiencia radica en la zona de recepciones. Allí, debido a una falta de planificación, la mercadería permanece demasiado tiempo antes de ser almacenada. Para solucionarlo, se podrían tomar distintas decisiones, como implementar un WMS que dirija las entradas con mayor eficiencia, automatizar las recepciones o cambiar la metodología de trabajo y hacer cross-docking. En cualquier caso, el diagnóstico basado en datos es la única garantía para identificar adecuadamente las causas del problema y aplicar las acciones correctoras pertinentes.

Técnicas y metodologías para el diagnóstico logístico  

Al elaborar un diagnóstico logístico se obtiene una visión integral de todo lo que ocurre en la cadena de suministro, se identifican errores y, por supuesto, oportunidades. Dicho análisis debe desarrollarse en fases, que van desde la comprensión del negocio, el contexto y el estado de la industria, hasta la identificación de los distintos problemas que suceden específicamente en el depósito.

Un diagnóstico logístico tiene en cuenta  las particularidades de la logística de una compañía (tamaño de los centros logísticos, layout del depósito, tipo de picking, número de trabajadores en cada turno, nivel de automatización, etc.) para analizar el rendimiento de cada operación. Es preciso que haya un equilibrio entre todos estos elementos, ya que, de lo contrario, pueden producirse cuellos de botella y un deterioro de la productividad.

Veamos qué variables se examinan en un diagnóstico logístico:

• Infraestructura. La localización y las características del depósito influyen directamente en el desempeño de las operativas, de ahí que se analicen las siguientes cuestiones:
      - Suelo. Debe estar en buen estado, sin socavones ni humedades que representen riesgos.
      - Muelles de carga y descarga. Son zonas críticas, por lo que han de favorecer un flujo rápido de entradas y salidas.
      - Layout. La distribución del depósito ha de facilitar los flujos y la organización de los productos en función del método ABC.
      - Espacio. Los pasillos deben tener la amplitud suficiente para que las carretillas realicen las oportunas maniobras. 
• Procesos. En este punto se observa cómo se efectúan las operativas del depósito para identificar irregularidades y si todo está debidamente documentado. Un buen punto de partida consiste en comparar cómo se desarrollan las operativas según la SCOR (Supply Chain Operations Reference). Se trata de una herramienta desarrollada por la organización internacional Supply Chain Council en 1996 (ya dispone de 12 versiones) en la que se estandarizan los procesos de la cadena de suministro.
• Inventario. La gestión del inventario es una de las prioridades de cualquier organización. Con la ayuda de un sistema como Easy WMS de Mecalux se pueden conocer todos los detalles sobre la mercadería (antigüedad, obsolescencia, rotación, disponibilidad, etc.). Este software, además, contempla variables como el tiempo de aprovisionamiento o los pronósticos de la demanda a fin de evitar roturas de stock.
   
• Seguridad laboral. La interacción entre operarios y equipos de manutención aumenta las probabilidades de que se produzcan accidentes, de ahí la necesidad de evaluar los riesgos laborales. Para velar por la seguridad del depósito, se tienen en cuenta cuestiones como el estado de las estanterías, de las carretillas, la iluminación, la limpieza y el orden de los pasillos. La norma europea EN 15635 obliga a realizar regularmente inspecciones técnicas de estanterías con el fin de establecer unas condiciones de trabajo seguras y que minimicen las posibilidades de daños a las personas y equipos de almacenamiento.

Lo que se mide, se puede mejorar

La transformación y el cambio constituyen la verdadera esencia de la logística, pues todas las compañías deben adaptarse a las nuevas tendencias del mercado si no quieren desaparecer. Para ello, deben llevar a cabo un diagnóstico logístico en el que se evalúe la calidad de los procesos y el estado de sus depósitos.

Después de analizar la cadena de suministro, las empresas identifican y aplican mejoras que contribuyen a lograr una mayor productividad y a obtener mejores resultados. Para ello, es indispensable disponer de datos e información en tiempo real sobre cómo se desarrollan las distintas operativas.

Pero, ¿cómo obtener y analizar esos datos? Contacta con Mecalux para que te informemos de qué forma Supply Chain Analytics Software te puede ayudar. Este sistema agrupa la gran cantidad de datos que se generan en el depósito con el propósito de convertirlos en información útil. ¡Aprovecha toda esa información para renovar los procesos y hacerlos más eficientes!