Siete pasos para seleccionar adecuadamente tu software SGA

Si estás leyendo este artículo, significa que tu empresa se ha dado cuenta de que necesita un software o sistema de gestión de depósitos para mejorar su rendimiento. Sin embargo, elegir tu futuro software SGA es una auténtica responsabilidad, ya que se trata de la herramienta informática que determinará la calidad de la gestión de tu depósito. Si sigues estos consejos, deberías poder eclipsar a la competencia:

1. Tu realidad informática actual

Dado que ya conoces la diferencia entre un SGA, un SEA y un SCA, ha llegado la hora de que hagas balance de las limitaciones de tu actual software: ¿hay algo que no funciona correctamente y que podría mejorar? ¿Qué funciona perfectamente y no quisieras cambiar?

Plantéate las preguntas adecuadas y comprueba si tu sistema de gestión actual necesita más que una simple actualización.

2. Designa un responsable del proyecto

Para que un proyecto se lleve a cabo adecuadamente, en este caso, la implantación del sistema de gestión de depósitos, deberás designar, en función de la amplitud y el tamaño de tu empresa, a una o a más personas responsables de su desarrollo.

Cada miembro deberá conocer sus funciones y responsabilidades para garantizar la fluidez del proyecto.

3. Redacta un pliego de condiciones

Haz un análisis sobre tus necesidades y objetivos actuales y futuros. Te recomendamos que recopiles los datos en este paso, lo que podría serte útil cuando compares distintos software, como tus volúmenes de pedidos, picos estacionales, métodos de envío de mercaderías, tiempo de trabajo, etc.

Comprueba que tengas los objetivos claramente definidos para que los proveedores potenciales entiendan tus expectativas y evalúen si su software de logística podría cumplirlos.

4. Lanza una convocatoria de licitación

Envía tu pliego de condiciones a varios proveedores de software cuyos productos podrían adaptarse a lo que estás buscando.

Mediante este paso en la selección del sistema SGA, estarás dando la oportunidad a los proveedores de enviarte sus propuestas comerciales. Además, así tendrás más detalles sobre las funcionalidades ofrecidas por cada empresa proveedora de servicios.

5. Solicita una demostración del software SGA

Para elegir el sistema de gestión de depósitos adecuado, no tendrás más remedio que solicitar una muestra a cada uno de los proveedores.

No te conformes con una presentación sencilla, como un PowerPoint o un vídeo, una demostración en vivo es esencial para que puedas plantear todas tus preguntas.

6. Visita a los proveedores seleccionados

Cuando hayas asistido a las demostraciones de los diferentes proveedores, selecciona los mejores y reúnete con ellos en sus lugares de trabajo. Gracias a estas visitas, podrás comparar los diferentes sistemas SGA disponibles en el mercado.

7. Elige

Ahora que has seguido todos estos pasos, podrás elegir una empresa entre los diferentes perfiles de proveedores evaluados. No obstante, ten en cuenta que todavía te queda un aspecto que evaluar, el contrato que te ofrezca tu futuro colaborador, así como las cláusulas legales que lo conforman. Presta atención para que todo coincida con lo que hayáis negociado de antemano.

En cuanto hayas seguido todos estos pasos, solo tendrás que empezar a implementar el software SGA.