Inventario periódico: un conteo más frecuente del stock para ganar en precisión

El inventario periódico es uno de los modos más habituales de realizar inventarios. Es el proceso con el que las empresas mantienen un control de la mercadería en su su depósito que, como su nombre indica, tiene lugar periódicamente (puede ser cada mes, trimestre, semestre o anualmente).

El inventario periódico no deja de ser un inventario físico, es decir, una operativa manual que requiere que los operarios recorran el depósito contando los productos almacenados en las estanterías uno a uno. Por tanto, precisa de una organización impecable para realizarlo con rapidez y sin cometer errores.

En este artículo veremos las ventajas y desventajas de esta operativa, así como las diferencias entre esta forma de llevar a cabo inventarios y otros tipos, como el inventario permanente.

Qué es el inventario periódico y en qué consiste

El inventario periódico es un control del inventario que se efectúa de manera manual cada cierto tiempo, normalmente varias veces al año. Consiste en hacer un conteo de las ubicaciones del depósito para determinar con exactitud la cantidad de productos almacenada en una fecha concreta.

La mercadería es uno de los mayores activos de cualquier empresa. En consecuencia, mantener un estricto control del stock y realizar el inventario es una de las prioridades de cualquier compañía. El objetivo es evitar roturas de stock que puedan provocar retrasos en la entrega de pedidos o, en su defecto, el sobrestock, que consiste en almacenar productos que excedan la demanda, lo que acarrea costos para la empresa.

Para que sea eficiente, la empresa que haga un inventario periódico debe concretar con antelación las fechas exactas en las que se va a proceder al conteo. Así, los operarios pueden organizarse para hacerlo de manera correcta. Lo idóneo es priorizar las épocas de menor actividad empresarial para evitar entorpecer otros procesos.

Ventajas y desventajas del inventario periódico

Como hemos dicho, el inventario periódico es un inventario físico que tiene lugar con cierta regularidad.

Una de sus ventajas es que no necesita ningún sistema automático para registrar los datos: los operarios tan solo precisan un lápiz y papel para anotar la cantidad de artículos disponibles en el depósito (y, en depósitos pequeños, el inventario se mantiene con un Excel, aunque es una práctica nada recomendable).

Además, al recorrer todo el depósito contando los artículos almacenados, los operarios pueden verificar visualmente si los productos se encuentran en buen estado.

Por último, se puede comparar el número de artículos reales en el depósito con la cantidad registrada en el inventario teórico o contable (el que maneja el sistema de gestión de depósitos o el ERP).

No obstante, la principal desventaja del inventario físico es que, al ser manual, existe un riesgo elevado de que se cometan errores. Por ello, resulta más conveniente en empresas pequeñas que guardan pocos productos en sus depósitos y con un bajo valor unitario por cada producto.

Cabe destacar que es un proceso que requiere tiempo y recursos. Para hacerse de modo óptimo debe detenerse por completo o de forma parcial la operativa del depósito y dedicar horas a contar los productos en cada ubicación.

Asimismo, con el inventario periódico solo obtenemos una fotografía fiel de la situación del depósito en unos momentos concretos del año, por lo que no tendremos información en tiempo real ni tampoco evitaremos que se produzcan desajustes.

Inventario anual vs inventario periódico

¿Cuándo hacer el inventario? Aunque no exista un momento obligatorio en que las empresas tengan que realizarlo (dependerá de la organización interna de cada empresa), lo aconsejable es que se efectúe, como mínimo, con una periodicidad anual. De lo contrario, podrían producirse importantes descuadres entre el inventario contable y el físico, así como reiteradas roturas de stock.

El inventario anual, como su nombre indica, es el conteo que se realiza una única vez al año. La operativa en sí es la misma que la que hemos visto hasta ahora: los operarios recorren el depósito contando sus existencias.

La ventaja del inventario periódico respecto al anual es que la información estará más actualizada (a mayor asiduidad, mayor precisión). Sin embargo, como hemos dicho, es una operativa que consume mucho tiempo y recursos (sobre todo si esta tarea se repite varias veces durante el año).

Por ese motivo, algunas empresas optan por hacer un inventario periódico en vez de uno anual si, a lo largo del tiempo, tienen problemas de stock que evidencien la insuficiencia de realizar un único conteo al año.

Inventario cíclico vs. inventario periódico

El inventario cíclico consiste en contar periódicamente grupos de referencias en lugar de tener que contar todo el stock del depósito de golpe.

Si se hace un inventario cíclico, se debe organizar previamente cómo se van a contar los artículos. Por ejemplo, se contarán con más frecuencia los productos de más rotación o los que tengan más valor. También se puede organizar por zonas, por tipos de productos, etc.

Cada día, o cada pocos, se dedica un tiempo limitado a esta tarea. De esta forma, se evita detener la actividad de la empresa como ocurre con el inventario periódico o anual. Igualmente, así el stock se mantiene más actualizado para aquellos productos de más valor o con más salida.

Un inventario cíclico puede parecer más adecuado que uno periódico, ya que su impacto en la actividad de la empresa es menor y se consigue tener las referencias importantes más actualizadas. Sin embargo, su planificación puede resultar innecesariamente compleja en depósitos que gestionan una variedad de productos relativamente pequeña. Además, a diferencia de un inventario periódico, nunca se llega a tener una foto completa de la situación de todo el depósito en un momento concreto.

Inventario permanente vs. inventario periódico

Para las empresas con muchos productos no es suficiente con hacer un inventario periódico. Lo que necesitan, en verdad, es mantener un inventario permanente para conocer el estado de los artículos de su depósito en cada momento.

El inventario permanente consiste en un registro en tiempo real de los movimientos que se producen en el depósito (recepciones, almacenamiento, preparación de pedidos, expediciones, etc.).

¿Cómo hacerlo? Mediante un programa de gestión de depósito , como Easy WMS de Mecalux. Este software controla y coordina todo lo que ocurre en la instalación. Para conseguirlo, identifica los artículos desde el mismo instante en que llegan al depósito (con lectores de códigos de barras o mediante etiquetas RFID) y les asigna una ubicación en base a distintos parámetros. Después, envía instrucciones a los operarios sobre qué hacer con cada producto en todo momento.

Del inventario periódico al permanente

Un inventario periódico es un modo de controlar la mercadería almacenada en un momento determinado. Como hemos visto, es una operativa que puede ser muy útil para algunas empresas (sobre todo aquellas con pocas referencias almacenadas). No obstante, hay otras empresas que necesitan estar siempre informadas sobre el estado de su depósito para poder tomar decisiones de mejora y atender a los clientes sin demora.

Sea cual sea el caso, lo recomendable es contar con un software de gestión de depósitos. Por una parte, para llevar un control riguroso de la mercadería y, por la otra, en el supuesto de querer hacer un inventario físico, para optimizar esta operativa.

Instalar un sistema como Easy WMS es más sencillo de lo que parece. Y, sobre todo,  es un programa tan intuitivo que facilita el trabajo de los operarios. Como resultado, la empresa puede estar controlando su depósito al cabo de poco tiempo desde su implementación y con total precisión. Contacta con nosotros para que te expliquemos cómo Easy WMS puede ayudarte a hacer un inventario eficaz y a potenciar tu negocio.