Mapa de procesos: cómo hacerlo paso a paso

Los mapas de procesos aportan claridad a los planes de las empresas. ¿En qué consiste este método de visualización de proyectos?

¿Qué es un mapa de procesos?

Un mapa de procesos es una técnica que permite planificar cargas y operaciones de forma visual. Se caracteriza por la creación de un diagrama de flujo que comunica cómo funciona un procedimiento y cómo se relaciona con otras áreas del negocio de manera concisa. En esta herramienta, todos los pasos necesarios para ejecutar una acción se muestran en un orden secuencial, lo que brinda una visión global de las tareas a realizar. Esta distribución de la información facilita ofrecer explicaciones a los miembros rápidamente, comprender todas las fases del trabajo en cuestión y detectar posibles ineficiencias.

¿Por qué usar un mapa de procesos?

Plasmar las actividades presentes o futuras en un mapa de procesos aporta múltiples beneficios a las organizaciones:

• Compartir objetivos. El que las metas empresariales se reflejen en los mapas de procesos contribuye a alinear a los distintos departamentos y a que todos colaboren en la misma dirección.
• Detectar ineficiencias. Sintetizar los pasos a seguir en un esquema facilita la identificación de posibles complicaciones como cuellos de botella.
• Documentar los procedimientos. Registrar lo necesario para completar una tarea ayuda a replicarla varias veces. Además, genera una herramienta muy útil en la formación y capacitación de nuevos empleados.
• Definir roles y responsabilidades. Al resumir los roles y responsabilidades de cada miembro de la organización, los mapas de procesos contribuyen al control de las actividades de la compañía. Un ejemplo es el organigrama del depósito, que elige las áreas de cada uno de los encargados logísticos.
• Implementar mejoras. Obtener una visión panorámica de la actividad de la empresa permite aplicar medidas para corregir problemas. Asimismo, posibilita encontrar maneras alternativas de desarrollar los mismos trabajos.

¿Cuándo utilizar un mapa de procesos?

He aquí algunos ejemplos de situaciones en las que elaborar un mapa de procesos puede resultar útil:

• Mostrar el recorrido de una cadena de suministro. Los profesionales del mundo de la logística pueden representar el viaje que las mercaderías hacen desde su origen hasta su destino mediante un mapa de procesos.
• Comprender los procedimientos de pago. Un departamento de contabilidad puede explicar a sus compañeros cómo se procesan las órdenes de pago a través de estos gráficos.
• Resumir una estrategia de venta. Los equipos de ventas pueden ilustrar cómo abordar a sus clientes potenciales desde los primeros contactos hasta el cierre del trato y, además, representar cómo se cuidará de esa cuenta en el futuro.

¿Cuáles son los tipos de mapas de procesos?

Existen distintas clases de mapas de procesos, y cada una puede ser más apropiada para las diferentes cuestiones a resumir o planificar:

• Mapa SIPOC. Las siglas inglesas SIPOC significan proveedores, entradas, procesos, salidas y clientes. Estos gráficos suelen utilizarse en contextos productivos e identifican todo lo fundamental para ofrecer un producto o servicio de calidad.
• Mapa de implementación. Explican a los distintos departamentos o colaboradores el rol de cada uno de ellos en la puesta en marcha de un proyecto.
• Diagrama de carriles. Además de los pasos que dar, muestra quién es el responsable de hacerlo, por lo que es una opción conveniente para implementaciones. Cada carril, es decir, cada fila o columna, representa a una de las partes involucradas.
• Mapa de flujos de valor. Esta herramienta, también conocida como value stream mapping, aprovecha aún más el potencial de los mapas de procesos. Los VSM incorporan datos como cuál será la duración de cada fase y detalles adicionales sobre cuestiones como materiales o inventario.

Pasos para hacer un mapa de procesos perfecto

Elaborar el mapa de procesos de una empresa es sencillo cuando se poseen conocimientos sobre la tarea a representar:

1. Elegir el procedimiento que ilustrar. Antes de empezar, conviene reflexionar sobre el objetivo de este mapa de procesos y si se está creando con el fin de perfeccionar una actividad —para lo que tal vez sea necesario eliminar o modificar algunas etapas— de comunicarla o documentarla.
2. Identificar lo que conlleva su ejecución. Elaborar una lista de requerimientos por separado puede hacer más sencillo organizarlos en un formato visual después.
3. Ordenar los pasos. La secuencia correcta debe quedar representada.
4. Elegir el formato del mapa. Existen distintos símbolos para explicar los procesos. Los más comunes son flechas, círculos, rombos, cajas, rectángulos y óvalos, y cada uno tiene su propio significado.
5. Revisarlo en equipo. Una vez terminada la propuesta, es recomendable mostrarla a los compañeros implicados a fin de incluir posibles modificaciones.

Elementos de un mapa de procesos

El lenguaje unificado de modelado (UML, por sus siglas en inglés) es el más utilizado por los sistemas de software. Estas son algunas de sus características:

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En logística, los mapas de procesos permiten retirar información sobre cuestiones como la ubicación, el diseño y layout de un depósito, las políticas de distribución de la empresa, las operativas y la trazabilidad de las mercaderías. No obstante, la mejor opción para ser competitivo es automatizar la recopilación de estos datos a fin de disponer de una visión en tiempo real de lo que ocurre en el depósito.

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