Planificación de la demanda: las empresas se anticipan al futuro

La planificación de la demanda engloba un conjunto de acciones que tienen como objetivo mantener los niveles de stock adecuados en el depósito para atender la demanda de los clientes.

Para lograr un equilibrio entre demanda y suministro, las empresas han de contar con las materias primas necesarias para fabricar la mercadería y, al mismo tiempo, con suficientes productos terminados para poder entregar los pedidos a sus clientes.

En este artículo veremos qué es la planificación de la demanda y cómo todos los procesos y decisiones de una compañía están alineados con un fin común: asegurar un suministro que satisfaga a los clientes.

Planificación de la demanda: definición

La planificación de la demanda ─también conocida en inglés como demand planning─ es el motor que hace funcionar toda la cadena de suministro. Consiste en estimar las ventas de una organización para, así, organizar los procesos de producción, las operativas del depósito y los presupuestos.

Todos los departamentos de una empresa (desde ventas y marketing hasta operaciones, finanzas y logística) deben trabajar al unísono para hacer esas estimaciones. Gracias a ellas, se establecen políticas de actuación y estrategias comerciales.

En un depósito, la planificación de la demanda ayuda a determinar la cantidad de producto de cada SKU que hay que almacenar, el espacio necesario para dar cabida a todos los artículos y el número de operarios y turnos que se requieren. También ayuda a establecer un stock de seguridad que evite interrupciones en el servicio.

Sin embargo, la planificación de la demanda no solo se refiere a los recursos y departamentos internos de la empresa, sino también a los externos. Así, por ejemplo, los proveedores que suministran las materias primas también han de adaptarse a los tiempos y al ritmo de los procesos productivos para evitar demoras.

Ventajas de planificar la demanda

Una vez calculada la planificación de la demanda, el departamento de compras de la empresa puede determinar las cantidades de productos que necesita, tanto materias primas para garantizar el suministro ininterrumpido de las líneas de producción como productos terminados para atender a los clientes.

Conocer las cantidades de mercadería que la compañía va a gestionar aporta las siguientes ventajas:

• Satisfacción de los clientes y mejor imagen de la compañía. Planificar las ventas permite disponer de un stock óptimo con los productos terminados en el momento oportuno.
• Organización de la producción. Al tener una idea aproximada del número de productos que van a venderse, se pueden prever las necesidades de las líneas de producción con antelación (materias primas y embalajes requeridos).
• Control del stock de reserva. Las compañías pueden contar con un stock de seguridad concorde para afrontar la demanda del mercado, el lanzamiento de nuevos productos, ofertas y promociones.
• Reducción de la obsolescencia. Se almacenan solo los productos necesarios para cubrir la demanda, lo que elimina roturas de stock y la posibilidad de que quede mercadería obsoleta en el depósito. De este modo, también se rebajan los costos asociados con mantener productos inmovilizados durante mucho tiempo.
• Óptimo aprovechamiento del espacio de almacenamiento. Poseer tan solo el stock imprescindible disminuye drásticamente el espacio de almacenaje requerido (lo que minimiza el costo de almacenamiento).
• Organización del personal. En un depósito, no basta con disponer de los productos indispensables para satisfacer las exigencias del mercado, sino que también es preciso organizar a los operarios y los turnos para afrontar los eventuales cambios de la demanda y ofrecer un servicio de calidad.
• Minimización de los costos. Tener una previsión de las ventas contribuye a planear los presupuestos de las compañías y a controlar los gastos con más exactitud.

Factores que intervienen en el ‘demand planning’

Estimar las ventas es una tarea más compleja de lo que pudiera parecer porque, en realidad, estas están sujetas a cambios inesperados. No existe ningún método de previsión infalible porque es imposible determinar todos los acontecimientos futuros.

Aunque hay productos con un patrón de consumo muy estable en el tiempo, no siempre es así. Algunos productos son estacionales, por lo que se consumen en mayor volumen en determinadas fechas del año. Otros, por contra, se ven influenciados por modas o cambios de hábitos, lo que dificulta anticipar su venta. Entonces, ¿cómo abordar una planificación de la demanda?

A la hora de estimar las ventas, las empresas analizan cuestiones como su evolución (durante meses, trimestres o años precedentes). Los datos históricos sobre la demanda y las ventas son muy útiles. Por un lado, la demanda incluye los artículos que solicitaron los clientes, independientemente de si estaban en stock o no (y, por tanto, de si se pudieron comercializar o no). Por el otro, las ventas son aquellos artículos que se vendieron y se expidieron.

Sin embargo, ¿qué ocurre con los nuevos artículos que no disponen de un histórico de ventas? En estos casos, resulta crucial analizar el número de clientes potenciales y la situación del mercado, tanto nacional como internacional, teniendo en cuenta factores políticos, económicos, sociales y tecnológicos que podrían afectar a las ventas.

Asimismo, las estrategias comerciales de la competencia también son decisivas en la planificación de la demanda. En este punto, no solo cabe identificar cuáles son los principales competidores, sino también estudiar su estrategia e intentar prever su reacción.

Por último, hay que considerar las consecuencias y posibles resultados de aplicar una estrategia comercial propia. Así, por ejemplo, campañas como los packs o las ofertas de 2x1 motivan a los clientes a comprar por encima de sus necesidades, aunque provocan a la vez una reducción de su consumo en el próximo ciclo de compra.

Métodos cuantitativos y cualitativos para calcular la previsión de demanda

Existen distintos métodos cuantitativos, basados en datos históricos, para calcular la previsión de la demanda respecto a la gestión del stock. Principalmente, son tres:

• Método ingenuo. Es muy simple, porque utiliza valores históricos y da por hecho que la tendencia de las ventas se mantiene constante en el tiempo. El inconveniente es que resulta poco realista, porque no tiene en cuenta las variaciones de la demanda.
• Método de medias simples o móviles. Consiste en calcular la media aritmética de ventas durante un periodo concreto (por ejemplo, un año). Para que la tendencia sea más realista, lo ideal es hacer este cálculo en periodos más cortos (trimestres, meses o semanas).

Por otra parte, también se recurre a métodos cualitativos, empleados especialmente cuando se lanzan nuevos productos al mercado. Dentro de esta categoría, entrarían los estudios de mercado, en el que se analizan los clientes potenciales y las principales empresas competidoras. E incluso a la analítica web, que observa el tráfico en internet para identificar el comportamiento y usos de los clientes potenciales de la empresa.

Tecnología para la planificación de la demanda

En el pasado, las empresas se basaban en sus conocimientos y experiencia para hacer cálculos más o menos acertados sobre las ventas y decidir la cantidad de productos que necesitaban para atender a la demanda.

Poco a poco, con la llegada de la informatización, algunas empresas comenzaron a estimar sus ventas utilizando programas de cálculo como Microsoft Excel, que aún pervive entre las compañías pequeñas y medianas para este uso. De hecho, al ser una herramienta tan común, ciertos empresarios continúan realizando inventarios con Excel, práctica nada aconsejable en un depósito profesional. Tanto si se trata de predecir la demanda como de gestionar un depósito, lo recomendable es servirse de herramientas especializadas.

Como Excel tiene una capacidad limitada, es preciso que el demand planner, es decir, la persona encargada de hacer las estimaciones de venta, cuente con un software específico de demand planning. Este software se basa en los flujos de información recopilados en el ERP y en el sistema de gestión de depósitos, como Easy WMS de Mecalux, para estimar qué productos deben almacenarse para atender la demanda.

Lo ideal es que el WMS disponga de una herramienta específica para hacer un análisis de datos sobre todos los movimientos de un depósito. En el caso de Easy WMS de Mecalux, se trata del módulo Supply Chain Analytics, una solución que convierte la gran cantidad de datos que se producen a diario en un depósito en KPI que facilitan la toma de decisiones de mejora.

Con toda esta información, el software de demand planning calcula una estimación de las ventas que después comunica al ERP y al WMS. Con estas previsiones, se organizan posteriormente las operativas del depósito o las campañas de la empresa, por ejemplo.

Ejemplo sobre cómo planificar la demanda

La planificación de la demanda puede variar en función del tipo de empresa y de las características de sus productos. Para entenderlo mejor, pongamos un ejemplo. Una empresa fabricante de juguetes podría plantearlo así:

En primer lugar, debería establecer un periodo de planificación (a corto, medio o largo plazo) y definir un calendario. El sector de los juguetes es muy estacional, con ventas que se disparan en unas fechas del año muy concretas, mayoritariamente en Navidades y también, en menor medida, verano.

La logística en Navidad requiere una organización impecable de todas las operativas, en particular en lo que respecta a la preparación de pedidos, con vistas a evitar errores en el picking. Al mismo tiempo, es necesario organizar los procesos de producción con antelación para disponer así de la mercadería en el momento justo.

No solo vale con programar un calendario, sino que también se deben medir las ventas que se han realizado en un periodo de tiempo concreto (por ejemplo, en los años, trimestres o meses anteriores). La empresa de juguetes podría analizar los resultados obtenidos en las campañas navideñas de años precedentes para definir una cifra aproximada de las ventas que se alcanzarán este año.

Con la ayuda de un WMS, el depósito está preparado para afrontar la preparación de un mayor número de pedidos durante estas fechas. El WMS, ante este escenario de aumento estacional de la demanda, es capaz de optimizar las operativas y de dirigir a los operarios para preparar los pedidos con mayor rapidez y sin equivocaciones.

Sinónimo de reputación empresarial

Ante una logística cada vez más exigente (con la preparación de un gran número de pedidos, plazos de entrega muy cortos, devoluciones, etc.), las empresas necesitan anticiparse y planificar la demanda con tal de organizar las operativas del depósito.

En el área de la logística, una herramienta clave para hacer esta planificación es el WMS. Con este software podemos, por un lado, obtener datos que nos ayudarán a prever la evolución futura del negocio. Por otro, una vez conozcamos el escenario al que deberemos enfrentarnos, nos ayudará a introducir los ajustes necesarios en el depósito para poderlo gestionar con éxito en los distintos ciclos de venta. En Mecalux disponemos de Easy WMS, un avanzado sistema de gestión con el que llevar un control estricto de todo lo que tiene lugar en el depósito. Contacta con nosotros para que te informemos sobre cómo tener una logística bajo control.